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ACTA No 2011-
CONJUNTO RESIDENCIAL CAMINOS DE CALAMARI II
REUNION DE ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
Fecha: Marzo 29 de 2010
Hora de inicio: 7:30 Pm.
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En la ciudad de Bogotá D. C, siendo las 7:30 P.m., del día 29 de Marzo de 2010, se reunieron en el salón comunal los copropietarios del conjunto Residencial Caminos de Calamarí II, citados en primera convocatoria, a fin de deliberar y tomar decisiones de acuerdo con el siguiente Orden del Día:
ORDEN DEL DÍA
1. verificación del Quórum
2. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea
3. Lectura y Aprobación del Orden del Día
4. Elección comité revisión acta de la Asamblea año 2010
5. Informe comité del acta del año 2009
6. Informe del consejo de administración y administración
7. Dictamen del Revisor Fiscal
8. Aprobación de los estados Financieros del año 2009
9. Aprobación del Proyecto del Presupuesto del año 2010
10. Elección o Ratificación del Revisor Fiscal
11. Elección del Nuevo Consejo de Administración
12. Elección del Comité de convivencia
13. Proposiciones y Varios
14. Llamado a lista
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA
1. Desarrollo del Quórum.
La señora Revisor Fiscal Marcela González intervino para informar a los Asambleístas que hay un quórum del 51.25%, el suficiente para que se continúe con el desarrollo del orden del día
2. Elección del Presidente, y Secretario de la Asamblea
La Presidente del Consejo luego de haber solicitado las postulaciones para los referidos cargos, fue nombrada por mayoría como Presidente el señor Carlos Eduardo Matiz, quien agradece y lo acepta y toma posesión de dicha dignidad. Como secretario y conforme al reglamento se nombra al señor Administrador Julio Alberto Veloza.
3. Lectura y aprobación del orden del día
Los Asambleístas por unanimidad aprueba el orden del día propuesto
4. Elección comité revisión acta de la Asamblea año 2010
El Presidente de la asamblea solicita se postulen para este encargo, lo hicieron los copropietarios.
? Edgar Vallejo casa 50
? Elsa Gonzalez casa 21
? Araminta Gómez casa 60
5. Informe comité del acta del año 2009.
El señor Carlos matiz de la casa 23 manifiesta que el acta se ajusta a las decisiones y al orden aprobado en la Asamblea General del año 2009.
6. Informe del consejo de administración y administración.
El administrador Les informa que el informe esta a disposición en las cartillas entregadas en la presente convocatoria y que esta a ala espera de resolver las inquietudes que tenga los participantes de la reunión.
El señor Néstor Cristancho miembro del consejo de administración lee el informe de Consejo de administración quien se adjunta en esta acta.
INFORME DE GESTION ADMINISTRATIVA
PERIODO 2010
CONJUNTO RESIDENCIAL CAMINOS DE CALAMARI II
INFORME DE GESTION
ADMINISTRACION
CONSEJO DE ADMINISTRACION
Presentamos un cordial saludo para todos los copropietarios y residentes en el Conjunto Residencial Caminos de Calamari II, a nombre de la administración y el Consejo de Administración.
Atentamente me permito presentarles y darles conocimiento por medio de este informe a todos los propietarios y residentes la gestión administrativa realizada en mi cargo de Administrador y Representante Legal
GESTION ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA:
1. La Representación Legal en la Alcaldía de Usaquén se encuentra vigente y por lo tanto la Administración puede desempeñar su labor normalmente la vigencia de la Representación Legal es hasta el mes de marzo de 2011
2. El conjunto cuenta con un Todero contratado directamente por la Administración el cual cuenta con todas sus prestaciones y seguridad social al día y se le renovó contrato por un año el 1 de septiembre de 2010
3. La empresa de vigilancia La ley Ltda. Nos encontramos al día con los pagos de la facturas y nos expidieron paz y salvo del primer año de servicio, la empresa cumple con los requerimientos de ley parafiscales, descansos, y dotaciones, y liquidaciones.
4. El conjunto cuenta con las señalizaciones respectivas de parqueaderos y zonas comunales así como la camilla en la entrada de la recepción.
5. Los extinguidores se encuentran cargados y con la fecha de vencimiento vigentes
6. Con la colaboración del Consejo de Administración se realizo 3 actividades en el mes de Diciembre 2010 las cuales fueron:
a. Con la colaboración de los residentes del conjunto se armaron 5 anchetas de mercado las cuales fueron entregadas el 24 de Diciembre de 2010 por las integrantes del consejo Rocío Martínez y Consuelo Gualdrón y la administración.
b. Con motivos de las Novenas Navideñas el consejo y Administración, iniciaron las novenas el 16 de Diciembre y al finalizar se les dio un refrigerio a cada uno de los participantes.
7. Durante el año 2010 la gestión del administrador estuvo siempre sustentada bajo los parámetros y la asesoría del Consejo de Administración, donde se trataron aspectos ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y OPERATIVOS, así como el cumplimiento de los deberes económicos contraídos con las diferentes empresas que nos colaboran para que el conjunto tenga su normal desarrollo.
Es de resaltar que las decisiones que se tomaron fueron rigorosamente evaluadas y analizadas buscando siempre en beneficio de los propietarios y residentes del conjunto.
8. El 29 de Agosto del año 2010 se realizo una Asamblea General Extraordinaria el motivo por el cual la empresa de seguridad Hilton demando al conjunto por unas facturas del año 2006 (Marzo, Abril y seis días del mes de Mayo de 2006, intereses moratorios y la cláusula de cumplimiento) que supuestamente no se cancelaron. La administración Contrato inmediatamente a un abogado especializado en esta clase de procesos, donde se respondió la demanda, en el mes de Marzo de 2011, la demanda fue admitida por el juzgado de descongestión y el abogado respondió la demanda en los tiempos estipulados por el juzgado, en este momento estamos esperando que el juez se pronuncie.
(El Abogado explicara este punto en Asamblea General Ordinaria)
SERVICIOS PUBLICOS E IMPUESTOS
En el año 2010, se cumplió con el pago oportuno de los servicios públicos de las áreas comunes, la presentación y pago de las declaraciones mensuales de retención en la fuente bajo la supervisión del Revisor Fiscal.
MANTENIMIENTO:
El aseo y el mantenimiento de las zonas verdes y comunes, el señor Todero maneja una programación de actividades para cubrir las diferentes tareas para mantener al conjunto siempre limpio y con cortes de pasto y poda de árboles programadas.
En el primer Trimestre del año 2011 tal como se había programado se contrato una hidro-
CONVIVENCIA
En cuanto a la convivencia de los Propietarios y residentes al interior del conjunto, cabe resaltar que ante los llamados de la administración se encontró una gran receptividad de los mismos, ya que se presentaron algunos conflictos como fue escándalo los fines de semana por reuniones en algunas casas. Pero nada de que lamentar que atentaran contra la convivencia pacífica entre vecinos.
Continuamos con el trabajo de concientizar aquellos residentes que tienen mascotas (perros, gatos etc.) que nuestros pasillos, escaleras y demás zonas comunes hay que cuidarlos y para eso es necesario no permitir que los animales de uso domestico hagan sus necesidades fisiológicas en las anteriores sitios. (Sobre todo en la parte posterior del conjunto y el prado central que siempre le toca al todero estar recogiendo los excrementos de los animales)
CONTABILIDAD
Tenemos algunos casos pendientes por identificar ya que tenemos una partida de valores por identificar y esto se debe a que hay personas que se equivocan con la regencia de la casa y otras personas que hacen transferencias y estas no queda reflejada el numero de la casa.
Como también es el caso que traen la transferencia pero no le marcan el numero de la casa, así como hay casos que se entregan pero se extravían ya sea en portería o en le proceso de entrega a la contadora.
Para este caso es mejor relacionarla en el listado de consignaciones que maneja el Guarda de recepción.
CARTERA
Como les informe en la asamblea general del año 2010 solo se encontraba una casa en proceso que era la casa 78 pero se encontraba archivado en este momento la gestión del abogado Luis Alejandro Hernández Medina es la siguiente:
• Juzgado Civil 57 Radicación Nº 2008-
• Juzgado Civil 36 Radicación Nº 20101430. casa 7 solicitud de embargo del garaje Nº 7
• Juzgado Civil 17 Radicación Nº 2010-
• Juzgado Civil 13 Radicación Nº 2010-
• Juzgado Civil 60 Radicación Nº 2010-
• Se encuentra en proceso de radicación la casa 80 que esta para reparto.
Acuerdos de pago.
La casa 58 se acogió al acuerdo de pago con la administración afínales del año 2010 y se puso al día con su obligación en el mes de Febrero de 2011.
La casa 50 tiene acuerdo con la Administración a partir del mes de diciembre de 2010.
La casa 6 pago y se encuentra al día con sus obligaciones en el mes de febrero de 2011.
La casa 22 se encuentra al día con sus obligaciones.
La casa 11 pago en el mes de febrero del 2011 se encuentra al día a esa fecha
La casa 30 pago en el mes de febrero del 2011 y se encuentra al día a esa fecha.
ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros fueron elaborados por la Contadora mensualmente durante los meses (SEPTIEMBRE, OCTUBRE ,NOVIEMBRE Y DICIEMBRE) del año 2009, los cuales están debidamente firmados, revisados y controlados por la revisora fiscal, el Consejo de Administración y el Representante Legal.
2. SITUACION FINANCIERA.
Teniendo como base el presupuesto aprobado por la Asamblea General Ordinaria del año 2010, podemos decir que los gastos se ajustaron a dicho presupuesto.
Las obligaciones del edificio como son: Honorarios, servicios públicos, obligaciones crediticias, empresa de aseo, empresa de vigilancia, insumos, seguro de áreas comunes etc. Se encuentren al día, lo que permitió desarrollar obras que generaron una mayor valorización del patrimonio de los copropietarios.
BBQ
En el primer semestre del año 2010 se termino la obra del BQQ en la zona oriental del edificio administrativo, y a partir de esa fecha se esta alquilando.
El BBQ cuenta con una zona verde una con baldosa, platero electricidad, y compartimientos para guardar el carbón e insumos
Atentamente,
7. Dictamen del Revisor Fiscal.
La señora Marcela González Revisor fiscal Lee el Dictamen que se encuentra en la cartilla debidamente firmado y con tarjeta Profesional, como representante de la Asamblea, los estados financieros aquí expuestos presentan razonabilidad y están debidamente aprobados
8. Aprobación de los estados Financieros del año 2009.
La señora Claudia Cortes, Contadora del Conjunto expone los estados financieros correspondiente al año 2009. Aclarando que su gestión contable empezó en septiembre 1 de 2009 al corte del periodo que corresponde a 31 de Diciembre del año 2009.
Por lo tanto informa que la empresa Administradora Gold entrego la información por tramos y se demoraron en entregarnos los auxiliares en el tiempo que estuvieron al frente del conjunto. y aclara que a la fecho no ha sido posible que nos entregue los libros oficiales.
La contadora empieza a explicar los estados financieros empezando por el balance General del año 2009 y resolviendo algunas inquietudes de los participantes.
El señor Carlos Eduardo Matiz Presidente de la Asamblea pone a disposición la aprobación de los estados Financieros correspondientes al año 2009.
Por Unanimidad se aprueba los estados Financieros.
9. Aprobación del Proyecto del Presupuesto del año 2010.
El señor Julio Alberto Veloza Corredor Administrador del Conjunto explica el proyecto del presupuesto del año 2010 no sin antes aclarar que debido al cambio de administración unos rublos bajaron como son: honorarios del administrador, contador, y todero ,factura del teléfono(Internet)
Explica que bajaron porque anteriormente se pagaba una sola factura a la empresa de propiedad horizontal y ellos tenían era administradores encargados.
Por lo tanto el consejo decidió contratar una persona natural que estuviera al frente del conjunto, y por lo tanto también sucedió lo mismo con el contador y el todero, se retiro el Internet del conjunto y por lo tanto bajo la factura del teléfono.
Este dinero que se ahorra en el presupuesto puede servir para las mejoras en mantenimiento, ya que el conjunto estaba muy deteriorado.
En lo que tiene que ver con el seguro manifiesta que el conjunto se encuentra Infra-
Para este punto es mejor contratar un perito experto en evaluaciones que pertenezca a la lonja de Bogotá.
El señor Carlos Eduardo Matiz manifiesta su preocupación en este tema ya que a la hora de una catástrofe no tendríamos como recuperar el conjunto. y es necesario que la gente también asegure sus casas de forma individual para asegurar el patrimonio.
El administrador que el proyecto del presupuesto se incremento con el indicador del salario mínimo legal vigente para el año 2010, ya que las facturas de vigilancia, el todero que esta a cargo del conjunto se maneja con este indicador y por lo tanto es necesario hacerlo para no tener problemas presupuestales.
El presidente de la asamblea somete a aprobación el presupuesto para el año 2010 pero con la advertencia que es necesario hacer el retroactivo de los meses transcurridos del año 2010 ( Enero, Febrero y Marzo) y aclarando que el indicador del incremento es el salario mínimo Legal vigente de acuerdo a lo expresado por el administrador.
La Asamblea aprueba por unanimidad el presupuesto expuesto por el administrador para el año 2010
10. Elección o Ratificación del Revisor Fiscal.
El presidente de la asamblea General somete a consideración a los asistentes que si hay postulados presentes o se ratifica el Revisor del año anterior.
Por la gran mayoría se aprueba que la señora Marcela González continúe para el siguiente periodo como revisor Fiscal.
11. Elección del Nuevo Consejo de Administración.
EL señor Presidente de la Asamblea solicita que si hay personas que quieran pertenecer al concejo de administración.
La señora Alaminita Gómez propone que se reelija el consejo de administración ya que lo esta haciendo bien.
El señor Néstor Cristancho manifiesta que seria bueno que estuvieran otras personas, para que lleguen con nuevas ideas.
Como nadie se postuló el señor Néstor Cristancho manifiesta que los integrantes del consejo quieren continuar pero el desafortunadamente no puede seguir con la labor.
La señora Mirna Montealegre se postula para hacer parte del Consejo para el año 2010.
Por lo tanto el consejo quedo conformado así:
• Consuelo Gualdrón casa 54.
• Mirna Montealegre casa 22.
• Rocío Martínez casa 42.
• Jorge Torres casa 67
• Alexander Moya casa 53
La Asamblea aprueba por unanimidad el Consejo de administración.
12. Elección del Comité de convivencia
El Presidente de asamblea somete a consideración las personas que quieran pertenecer al Comité de Convivencia.
Se postulan las siguientes personas:
• Carlos Eduardo Matiz casa 23
• Carmen Burgos casa 47
• Oscar Ochoa casa 28
La Asamblea aprueba por unanimidad los anteriores participantes para el comité de convivencia.
13. Proposiciones y Varios
El presidente de la Asamblea considera que falta de Quórum hace que los copropietarios no estemos interesados por el conjunto por lo tanto es necesario crear una multa y considera que debería ser de 50.000°° sin apartarnos de las proposiciones de las mascotas y el tema de seguros.
La señora carmen Burgos considera que es necesario aprobarla para que no se presenten situaciones como las de hoy. Por lo tanto considera que es necesario aprobarla.
El administrador Julio Veloza Corredor, manifiesta que no es posible incorporar una multa ya que no existe el quórum que es del 72% para esta clase decisión y cualquier copropietario podría impugnar el acta.
La señora Marcela González manifiesta como Revisor Fiscal que el administrador tiene la razón y solo se puede hacer en las próximas reuniones cuando cumplamos con ese quórum.
Siendo las 10:05 de la noche se da por terminada la Asamblea por el señor Presidente.
CARLOS EDUARDO MATIZ JULIO VELOZA CORREDOR
PRESIDENTE DE ASAMBLEA SECRETARIO DE ASAMBLEA
COMITÉ VERIFICADOR DEL ACTA
ARAMINTA GÓMEZ ELSA GONZÁLEZ
CASA 60 CASA 21
EDGAR VALLEJO
CASA 50
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ACTA No 2010-
CONJUNTO RESIDENCIAL CAMINOS DE CALAMARI II
REUNION DE ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE COPROPIETARIOS
Fecha: Octubre 19 de 2010
Hora de inicio: 7:30 PM.
En la ciudad de Bogotá D. C, siendo las 7:30 PM., del día 19 de Octubre de 2010, se reunieron en el salón comunal los copropietarios del conjunto Residencial Caminos de Calamarí II, citados en primera convocatoria, a fin de deliberar y tomar decisiones de acuerdo con el siguiente Orden del Día:
ORDEN DEL DÍA
Verificación del Quórum
2. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea
Elección comité revisión acta de la Asamblea Extraordinaria año 2010/10/19.
4. Demanda de la empresa seguridad Hilton Ltda.
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA
Desarrollo del Quórum.
La señora Revisor Fiscal Marcela González intervino para informar a los Asambleístas que hay un quórum del 53.7%, el suficiente para que se continúe con el desarrollo del orden del día
2. Elección del Presidente, y Secretario de la Asamblea
La Presidente del Consejo luego de haber solicitado las postulaciones para los referidos cargos, fue nombrada por mayoría como Presidente la señora Consuelo Gualdron, quien agradece y lo acepta y toma posesión de dicha dignidad. Como secretario y conforme al reglamento se nombra al señor Administrador Julio Alberto Veloza.
Elección comité revisión acta de la Asamblea Extraordinaria año 2010/10/19.
La Presidente de la Asamblea solicita se postulen para este encargo, lo hicieron los copropietarios.
Dora Cruz casa 72 Yermanos casa 11Plata casa 01
Lapresidentesometea consideración los postulantes para integrar el comité verificador del acta.
Por unanimidad se eligen los anteriores participantes para que integren el comité del acta.
Demanda de la empresa seguridad Hilton Ltda.
El administrador Julio Veloza le informa a los asistentes que de acuerdo a la ley 675 de agosto 3 del 2001, es obligación del Representante Legal mantener informados a los Copropietarios de aquellas causas, motivos por las cuales el conjunto o edificio se pueda ver afectado económicamente y por lo tanto ese es el motivo por el cual se hace la convocatoria a Asamblea Extraordinaria.
Comienza por informarle a los asistentes que el 13 de septiembre del año 2010 llego una citación para responder por una demanda donde informan que el conjunto se encuentra en un proceso ejecutivo y que el demandante es la Empresa de seguridad Hilton Ltda.
El administrador hace un recuento de cuando fue que esta empresa Seguridad Hilton presto los servicios en el conjunto y de acuerdo a la información y la solicitud del proceso la documentación se averiguo lo siguiente.
La empresa Hilton esta cobrando unas facturas del los meses de marzo y abril del 2005 y mayo del año 2006, además de los intereses, la cláusula penal por incumplimiento y las costas que genere este proceso.
En esta clase de procesos lo normal es que el demandante solicite un embargo preventivo y por lo tanto es necesario tomar medidas alternas para el recaudo del dinero.
En este momento la administración con asesoria del consejo de administración están adelantado pagos y facturas de los próximos meses para no tener mayores cuantías de dinero en las cuentas.
El señor jorge Torres; Tesorero del conjunto deja constancia que no se debe manejar el dinero en la administración ya que no tenemos las instalaciones adecuadas y además es un riesgo.
El señor Administrador el señor Julio Veloza, también deja constancia que si se llegara a recibir dineros en la oficina de administración, es solo por la demanda y solo se hace si en dado momento nos llegaran a embargar.
La señora Mirna Montealegre de la casa 22, vicepresidente del consejo de Administración le manifiesta a los asistentes que de acuerdo a la explicación que dio el señor administrador es urgente que el busque un abogado para que le de poder y nos pueda representar en este caso ya que el tiene la responsabilidad de hacerlo y por lo tanto simplemente el hoy nos esta informando pero es necesario que busque un abogado que tenga experiencia en esta clase de procesos para que nos pueda representar y sacar este caso adelante.
Es necesario Informar que de acuerdo al señor Julio Veloza no se encuentra la documentación debidamente archivada y que ha encontrado comprobantes de egreso sin firmar de la época que nos pueden perjudicar y es necesario involucrar al proceso las empresas o los administradores de la época ya que esa era su responsabilidad.
El señora Mirna manifiesta que en el conjunto vive varios abogados y nos pueden colaborar asesorando al administrador y al abogado (s) que nos van a llevar el proceso la intención es colaborar y llevar este caso a feliz termino de acuerdo a las posibilidades y la documentación que tengamos para sustentar el proceso.
La señora Consuelo Gualdron presidente de la Asamblea Informa que los copropietarios se dan por enterados de la situación de la demanda contra el edificio por parte de la Administración y se le solicita al señor julio Veloza Representante Legal seguir adelante con el proceso.
Siendo las 10:05 de la noche se da por terminada la Asamblea General Extraordinaria por parte de la señora Presidente Consuelo Gualdron.
CONSUELO GUALDRON JULIO VELOZA CORREDOR
PRESIDENTE DE ASAMBLEA SECRETARIO DE ASAMBLEA
COMITÉ VERIFICADOR DEL ACTA
DORA CRUZ EDUARDO PLATA
CASA 72 CASA 1
YAMILE YERMANOS
CASA 11